Vissza az irodába - De mi legyen a céges dokumentumokkal? - Rhenus Office Systems Hungary Kft.

Vissza az irodába - De mi legyen a céges dokumentumokkal?

A koronavírus hatására magyarok milliói kényszerültek home office-ban végezni a mindennapi munkájukat, azonban lépésről-lépésre egyre többen szivárognak vissza az irodákba és egy ponton a vállalatok nagy része vissza fog állni a normális kerékvágásba. Bármikor is jöjjön el ez a pillanat, egy biztos: minden vállalatnak érdemes lesz megfontolnia mindazoknak az érzékeny információkat tartalmazó céges dokumentumoknak a megsemmisítését, amelyeket a munkavállalók otthon tartottak a világjárvány idején, vagy pedig szétszórva hevertek az irodában.

Miközben egy ilyen iratmegsemmisítési akció megelőzi a rengeteg dokumentum és irat felhalmozódását, addig jelentős hatást gyakorol a vállalati információbiztonság megóvására is.

 

 

Hogyan védi a vállalatot az érzékeny információkat tartalmazó céges dokumentumok megsemmisítése?

1. Csökkennek az emberi gondatlanságból elkövetett hibák

Az évek tapasztalata azt mutatja, hogy az esetek egy igen jelentős részében a munkavállalók gondatlansága vezet a legfontosabb céges dokumentumok elvesztéséhez. Az adatvesztés valószínűsége pedig annál valószínűbb, minél kevésbé figyelünk oda céges szinten a papírhalmok eltüntetésére.

Az otthoni dokumentumtárolás pedig egy valódi veszélyforrás. Könnyebben kerülhetnek rossz kezekbe a legfontosabb vállalati információk és könnyebben is tűnhet el egy-egy kulcsfontosságú irat.

Célszerű legalább az irodába való visszatérés után a fölösleges, már használatban nem lévő dokumentumokat, CD-ket, DVD-ket és régi merevlemezeket megsemmisíteni, illetve a kollégáknak feladatba adni az otthon tartott iratok leaprítását is.

Ezzel a mindennapi munkát is hatékonyabbá tehetjük, hiszen a munkatársak sem fognak elveszni a papírlapok tengerében és havi szinten akár órákat tölteni az iratok utáni keresgéléssel.

2. A legfontosabb vállalati információk nagyobb biztonságba kerülnek

Az érzékeny céges adatokat és személyes információkat (például ügyféllistákat) soha nem szabad könnyen hozzáférhető irodai helyeken és legfőképpen otthon tartani. Éppen ezért a céges dokumentumok megsemmisítése után érdemes bizonyos dokumentumkezelési szabályokat bevezetni, amelyek megelőzik a további információbiztonsági hézagok kialakulását.

Az új szabályzat kiterjedhet a dokumentum tárolás és a legfontosabb adatok megóvásának mikéntjére (például céges dokumentumokat mindig az irodában, elzárva kell tárolni), illetve a megsemmisítés menetére és formájára is (például az iratokat nem elég csak kidobni a kukába, hanem iratmegsemmisítővel kell leaprítani).

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

 

 

Vissza a hírekhez!

Bemutatkozunk

Kapcsolat

Rhenus Office Systems Hungary Kft.

2310 Szigetszentmiklós, Leshegy u 30.

Telefon: +36(24)887-180

Fax: +36(24)887-182