7 előny, ami a cégen belüli digitalizációval jár együtt

Természetesen a dokumentumok digitalizálása is onnan indul, hogy meghatározzuk, milyen pozitív változásokkal fog járni a papírhalmok felszívódása és a digitális térben való rendszerezésük - mindezeket a következő 7 pontban foglaltuk össze:

1. Növekvő hatékonyság - Minél nagyobb a fiizikai dokumentumok mennyisége a szervezetben, annál tovább tart megtalálni a keresett dokumentumokat. Sok esetben pillanatok helyett hosszú percekről szoktunk beszélni, különösen akkor, amikor rendszerezve sincsenek a papírhalmok.

A digitalizáció segítségével sikeresen felvehetik a küzdelmet a már-már elviselhetetlen mennyiségű adattömeggel szemben, hiszen így lehetővé válik, hogy másodpercek alatt hozzáférjenek, vagy akár meg is osszák a szervezeten belül a dokumentumokat - megszabadulva ezzel a plusz munkától.

2. A dokumentumok könnyen elérhetővé válnak - A rendszerezett digitalizált dokumentumok a szervezeten belül bárki számára könnyedén elérhetők gyakorlatilag bárhol, bármikor.

Fontos leszögezni, hogy a digitalizáció nem egyenlő a hagyományos szkenneléssel, hiszen a szkenneléstől még nem válnak jól kereshetővé és elérhetővé a dokumentumok. A Rhenusnál a folyamatot két részre osztjuk. Az adatok digitalizálása csak az első lépés, amelyet az adatok rögzítése követ, melyben átalakítjuk használható információvá a digitalizált dokumentumokat.

Az adatokat természetesen az Önök előírásai alapján jelenítjük meg és validálás okán az adatállománnyal egyeztetjük, így biztosítva a fontos információk automatizált vagy manuális rögzítését

3. Költséghatékonyság - A nyomtatásnak és a papírmunkának is megvan a maga költsége, elég csak a nyomtató karbantartására, a papírvásárlásra, vagy a nyomtató előtt várakozó munkatársak idejére gondolnunk.

4. Fokozott biztonság - A digitalizált dokumentum mindig követhetőbb és biztonságosabb lesz, mint egy fizikai dokumentum. Digitalizált dokumentumoknál lehetőség van arra, hogy csak bizonyos személyeknek vagy csoportoknak biztosítsunk hozzáférést vagy szerkesztési jogot, ezzel is fokozva a biztonságot és csökkentve a bizalmas adatokkal való visszaélés lehetőségét.

5. Fokozott információmegőrzés - A fizikai dokumentumok különösen sérülékenyek és minden egyes használat során romolhat az állapotuk. A digitalizációval ez az állapotromlás elkerülhető és biztosítható, hogy a cég legfontosabb adatai hosszú távon, kiváló minőségben álljanak rendelkezésre.

6. Helymegtakarítás - A céges irodában a felhasználható hely igencsak szűkös erőforrásnak számít, miért is árasztanánk el azt fizikai dokumentumokkal? A digitalizációnak köszönhetően rengeteg helyet szabadíthatunk fel az irodában új lehetőségeket teremtve ezzel.

7. Környezetbarát megoldás - A fizikai dokumentumok digitalizálásával nagy lépést tehet a szervezete ökológiai lábnyomának csökkentése felé.

Ha többet szeretne megtudni az iratok digitalizációról és arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet mindezekben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk Önt!